Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een onderdeel van het Ministerie van Justitie en is een grote en complexe organisatie. Veel van het werk dat DJI verricht, vindt plaats achter de dikke muren van de justitiële inrichtingen en is daardoor voor de samenleving onzichtbaar. Dat geldt in het bijzonder voor de informatievoorziening van deze organisatie: complex, minder zichtbaar maar daardoor niet minder belangrijk. Het goed functioneren van de organisatie is afhankelijk van een goede ICT-omgeving en goed opgeleide gemotiveerde medewerkers. Met meer dan honderd vestigingen verspreid over het land en zo’n 19.000 medewerkers is Dienst Justitiële Inrichtingen DJI één van de grootste organisaties van Nederland.

Het Shared Service Center ICT (SSC-I) is de ICTuitvoeringsorganisatie van de DJI. SSC-I verzorgt de ontwikkeling en het beheer van de applicaties, infrastructuur en werkplekken. Ongeveer 700 medewerkers zorgen ervoor dat de DJI continu de beschikking heeft over functionele, effectieve en gebruiksvriendelijke ICT-toepassingen.

Uitdaging
Op de beheerafdeling van het SSC-I werkt een team van Oracle-beheerders. De beschikbaarheid van systemen is van groot belang. Er zijn systemen binnen de organisatie waarvoor een gegarandeerde oplostijd van 4 uur geldt. Het SSC-I heeft er een paar jaar geleden voor gekozen om naast het gebruik van Progress ook Oracle-database technologie te gaan gebruiken. Deze Oracle-omgeving kan groot en complex genoemd worden. Medewerkers van DJI hebben in het verleden bij een Oracle-opleider een groot aantal standaardcursussen gevolgd om de Oracle-omgeving zelf te beheren. De opleiding bestond uit losse modules. De onderlinge samenhang en toepassing van deze kennis in de SSC-I praktijk vormden geen onderdeel van deze opleidingen.

Externe medewerkers hebben aan de basis gestaan van de complexe Oracle-omgeving bij DJI. Omdat SSC-I afscheid wilde nemen van deze externe medewerkers hebben eigen medewerkers de verantwoordelijkheid voor deze Oracle omgeving op zich genomen.

Oplossing
Transfer Solutions heeft de medewerkers geholpen bij de verdere professionalisering van het team en het verkrijgen van meer diepgaand inzicht in de eigen Oracle-omgeving. Binnen het team werd een kennismatrix gehanteerd. Aan de hand van deze kennismatrix en een intake met het hele team heeft Transfer een begeleidings- en kennistraject opgesteld. In ongeveer 15 tweewekelijkse sessies is het hele team door een docent van Transfer Solutions begeleid.

Resultaat
Het opleidingstraject van Transfer Solutions heeft allerlei bijeffecten gehad op verschillende gebieden.

Faaij: ‘De medewerkers zijn gegroeid en iedereen uit dit op een andere manier. Medewerkers nemen hun verantwoordelijkheid in de uitvoering van het werk. Medewerkers trekken zelf de dagelijkse stand-up meeting en pakken zelfstandig OCP-trajecten op. Het team heeft meer kennis en we kunnen medewerkers nu sneller en op meer zaken inzetten. We werken efficiënter en effectiever. Dit levert SSC-I een besparing in de kosten op. De noodzaak tot inhuur van externe medewerkers is minder geworden. Het bijzondere aan het traject is dat de medewerkers voornamelijk hebben geleerd door ervaring op te doen, door daadwerkelijk zaken uit te voeren en niet door te leren uit een boekje’.

Manager Beheer DJI, Jules Faaij over het cursustraject: ‘Transfer Solutions voerde een echt taylor made traject uit en dat was de kracht. De docent is een begrip in de Oracle-wereld, en dat wekte vanaf het begin direct een groot vertrouwen. Dit traject heeft onze medewerkers veel kennis en vooral vaardigheden gebracht. De opgedane kennis wordt echt toegepast.’

Den Haag is hoofdstad van Zuid Holland en met iets meer dan 500.000 inwoners de derde grote stad van Nederland. De dienst Stadsbeheer van Gemeente Den Haag is verantwoordelijk voor het beheer van alle objecten in de openbare ruimte. Het beheer van al die objecten wordt uitgevoerd door afdelingen met verschillende ambities en belangen en is versnipperd over de gehele organisatie van Gemeente Den Haag.

Uitdaging
Een betrouwbare en integrale informatievoorziening voor objecten in de openbare ruimte organiseren is niet eenvoudig. Naast de ‘traditionele’ beheerobjecten zoals riolering, wegen en groen kent Den Haag nog veel meer objecten waarop men professioneel beheer wil uitvoeren.

Dienst Stadsbeheer heeft de taak gekregen om een systeem te laten opleveren voor de totale beheeromgeving van objecten in de openbare ruimte en daarmee het verhogen van de kwaliteit en de actualiteit van de objectgegevens.

Oplossing
Transfer Solutions heeft samen met de gemeente een systeem voor integrale informatievoorziening ontworpen en vervolgens gebouwd.

Na de start van het project werd duidelijk dat het fundament van BORIS (Beheer Openbare Ruimte Informatie Systeem), het initiële datamodel, te complex en te ongrijpbaar was om te kunnen implementeren. Transfer Solutions heeft daarom samen met alle betrokkenen een nieuw datamodel ontwikkeld. Met het nieuwe model kunnen beheerprocessen eenvoudig aangesloten worden op de bestaande structuren.

Resultaat
Dit leidt tot een omgeving waarop meer dan 200 processen in de openbare ruimte aangesloten zijn, diverse koppelingen met andere systemen en meer dan 1000 objecten in 1 database: BORIS.

Vanzelfsprekend staat BORIS binnen het ICT landschap van Gemeente Den Haag niet op een eiland. Er worden op verschillende manieren diverse relaties met verschillende systemen gerealiseerd. Voor elk nieuw beheerproces of systeem dat aangesloten wordt, wordt onderzocht wat de beste manier is. De meest aansprekende koppelingen zijn die met het Haagse meldingensysteem (Mijn Haagse Werken), het document management systeem en het WebGIS platform.

Sommige systemen slaan hun gegevens rechtstreeks op in BORIS, voor andere systemen worden specifieke koppelmethoden gemaakt. Het voordeel is dat de gebruikers van de beheersystemen geen hinder ondervinden van de koppeling met BORIS terwijl BORIS op de juiste manier van informatie wordt voorzien.

Gemeente Den Haag schakelt Transfer Solutions in voor het koppelen van nieuwe beheersystemen en –processen aan BORIS.
Tevens levert BORIS een belangrijke bijdrage aan bezuinigingsdoelstellingen. Den Haag levert hiermee een grote prestatie, die voor Nederlandse begrippen uniek is.

Bij het starten van een IT-project is het essentieel om de uitdaging duidelijk te definiëren in samenwerking met de klant. We streven naar het vinden van de meest geschikte oplossing, werkwijze en technologie, terwijl we heldere afspraken maken en een professionele dienstverlening bieden. Om klanten te helpen bij het kiezen van de juiste aanpak, hebben we vier standaard werkvormen ontwikkeld: preview, proof of concept, pilot en project. Deze werkvormen worden al met succes toegepast in onze IT-projecten, waarbij we gebruik maken van verschillende platforms zoals Oracle APEX, OutSystems en Business Intelligence.

Vier werkvormen

Alvorens een werkvorm te kiezen brengen we in een persoonlijk gesprek met de klant de IT-uitdaging in kaart. Vervolgens maken we de vertaalslag naar de oplossing en de technologie. Aansluitend bespreken we het aantal resources, de expertise, de tijd en de middelen die nodig zijn om de technische oplossing te ontwikkelen. Als basis hiervoor gebruiken we de vier standaard werkvormen (figuur 1). Uiteraard is er ook ruimte voor maatwerk.

De voordelen zijn veelvuldig: duidelijkheid over de aanpak; snel starten met het ontwikkelen van een concrete IT-oplossing die schaalbaar is; hogere productiviteit doordat het personeel bekend is met de aanpak; flexibiliteit om de werkvorm aan te passen; en lagere totaalkosten door adequaat gebruik van tijd, resources en middelen.

Preview 

Tijdens de eendaagse preview krijg je als klant een persoonlijk gesprek met een functioneel expert. De doelstelling hiervan is: verdieping van de IT-uitdaging; inzicht in de oplossing; en een demo van de technologie die past bij de oplossing van de IT-uitdaging.

Proof of concept 

Een proof of concept duurt één week, en start zoals bij de preview met een persoonlijk gesprek. “Daarna formuleren we samen met de klant een concrete uitdaging. Vervolgens ontwikkelen en presenteren we de IT-oplossing zodat de klant een voorbeeld heeft hoe hun uitdaging technologisch is op te lossen

Pilot 

De pilot is een traject van vier weken. Het verschil met de proof of concept is dat we samen met de klant een grotere uitdaging formuleren. We ontwikkelen en presenteren een oplossing, inclusief een User Experience (UX) ontwerp. Hiervoor gebruiken we de Agile Scrum methode waarbij we in vier sprints van één week de IT-oplossing vervaardigen. Een belangrijk voordeel van de pilot is dat de oplossing klaar is om in productie te gaan.

Project 

Een project heeft een doorlooptijd van twaalf weken. De omvang van de uitdaging waarvoor we een IT-oplossing ontwikkelen is uitgebreider dan die bij een pilot. Een Scrum Master zorgt er samen met het projectteam voor dat er in zes sprints van twee weken een oplossing staat die klaar is voor productie,” vertelt Arjan.

———————

Twee voorbeelden van klanten waarbij Transfer Solutions de pilot succesvol als werkvorm toepaste zijn scheepvaartbedrijf Stolt-Nielsen en de stichting SVB-BGT.

Stolt-Nielsen

Samen met Stolt-Nielsen inventariseerden we de uitdagingen om de werkorders van schepen te digitaliseren. Het doel was om een werkende technische oplossing te ontwikkelen die klaar is voor productie. “Dit resulteerde in de keuze voor een pilot werkvorm waarbij een functioneel expert en twee developers drie applicaties ontwikkelden met behulp van het OutSystems low-code development platform. Daarnaast is er tijdens de pilot samen met de klant nagedacht over bredere toepassingen van de applicaties om het werk aan boord van hun schepen snel, effectief en veilig te laten verlopen. Met andere woorden, de UX te verbeteren. Deze bredere toepassingen hebben de hoogste prioriteit en er is al een vervolgtraject gestart.

SVB-BGT

SVB-BGT had behoefte aan een module die de machtigingen van bronhouders beheert voor het aanleveren van mutaties aan het BRAVO-systeem. Dit systeem voegt topografische gegevens samen zodat er een consistent geheel ontstaat. De doelstelling was om een werkend prototype te ontwikkelen voor deze module met het Oracle APEX low-code development platform. Een belangrijk reden van de klant om te kiezen voor een prototype was het grote aantal stakeholders. Bovendien is het een vereiste dat het prototype herbruikbaar is voor de definitieve oplossing. Daarom is er tijdens de pilot uitgebreid aandacht besteed aan het verloop van het mutatieproces en de UX. Tevens is er met de stakeholders afgestemd of de gekozen technologische oplossing past bij hun wensen alvorens over te gaan tot investering in een definitieve oplossing. Zodoende heeft de klant inzicht gekregen hoe de nieuwe module ervoor zorgt dat alle betrokken partijen de machtigingen ontvangen om hun mutaties door te geven aan het BRAVO-systeem. Inmiddels heeft SVB-BGT bevestigd dat het prototype is goedgekeurd en zal de module binnenkort gekoppeld worden aan het systeem.

Infinitas Learning is een van Europa’s toonaangevende aanbieders van innovatieve en interessante middelen in onderwijzen en leren. De organisatie bestaat uit verschillende bedrijven, waarvan er drie een IT-infrastructuur delen. Liber (Zweden), Plantyn (België), en Noordhoff (Nederland) doen dat elk met een aangepaste functionele opzet. Infinitas Learning maakt gebruik van Oracle Databases bij zijn back-office, data warehouses en enterprise applicaties.

De oude server-infrastructuur van de organisatie bestaat uit 26 Oracle databases op 20 HP-servers, waarbij het verwerken van customer relationship management (CRM) en financiële transacties met betrekking tot de belangrijkste applicatie tot 8 uur zou kunnen oplopen. Bovendien was de infrastructuur zeer kostbaar en tijdrovend wat betreft het beheer.

Uitdaging

• Het creëren van een omgeving die in staat is voor de ondersteuning van high-database workloads voor de digitale educatieve applicaties van Infinitas Learning bedrijven die gevestigd zijn in Zweden, België en Nederland.
• Het laten dalen van de meer dan 400K jaarlijkse onderhoudskosten van het beheer van Infinitas Learning database-infrastructuur door consolidatie van 20 HP-servers op één enkel hardware-platform.
• Versterken van wendbaarheid en besluitvormingsmogelijkheden door een aanzienlijke vermindering van de transactietijden en sneller laden van data warehouses voor zowel de onderwijsoplossingen als de bedrijfstoepassingen zoals CRM en financials.
• Verbeteren van het databasebeheer, bevrijd de IT-medewerkers van administratieve taken en leg de basis voor de overgang naar Oracle Database 12c door het standaardiseren van alle Oracle-databases op één versie.

Oracle Database Appliance maakte het mogelijk om 20 servers te consolideren op één hardwareplatform en onze jaarlijkse onderhoudskosten met meer dan 250K te reduceren. Deze geweldige prestatie geeft een boost aan ons concurrentievermogen in de educatieve applicatiemarkt.

Raymond van Koulil, Manager Group Infrastructuur, Infinitas Learning

Aanpak

Het consolidatieproject Infinitas Learning is voorbereid en uitgevoerd door Transfer Solutions samen met Oracle Consulting. Transfer Solutions migreerde het Windows-hardware platform voor Oracle Linux, migreerde alle Oracle databases van HP-servers naar de Oracle Database Appliance, upgrade ze naar dezelfde versie en installeerde Oracle Real Application Clusters voor de belangrijkste leeroplossing van de organisatie, Klopotek. Transfer Solutions blijft in de toekomst de Oracle Database Appliance beheren voor Infinitas Learning.

Resultaat

• Infinitas Learning is geholpen om voorop te blijven in een bloeiende educatieve markt door het faciliteren van hoge database-workloads voor klantgericht onderwijs en digitale educatieve applicaties.
• Er is één hardware-platform, Oracle Database Appliance, geoptimaliseerd voor Oracle Database workloads.
• Verminderde fysieke footprint van 20 legacy servers op een enkele Oracle Database Appliance, het besparen van 60% per jaar op onderhoud van de infrastructuur, vloeroppervlak en energieverbruik.
• Verhoogde transactiesnelheid met 40% – van 250 naar 350 transacties per seconde- voor snellere data-intensieve workloads, zoals real-time business rapporten, waardoor het vermogen van het bedrijf om kansen te identificeren op de groeiende binnenlandse en wereldwijde educatieve markt sterk is vergroot.
• Een hoge beschikbaarheid voor de belangrijkste leeroplossing van de organisatie, Klopotek, door het uitvoeren van de geclusterde Oracle Databases met Oracle Real Application Clusters, waardoor Infinitas Learning haar educatieve aanbod en de klantenservice kan verbeteren.
• De mogelijkheid om zware databases te verwerken bij hardware-uitval en het verminderen van de benodigde tijd voor offline geplande onderhoudswerkzaamheden van de databases.
• De organisatie is in staat gesteld om op maat gemaakte database setups toe te passen voor onderwijsinstellingen in Zweden, België en Nederland door het creëren van afzonderlijke instances op de Oracle Database Appliance, waardoor alle entiteiten tegen ongeplande en geplande downtime zijn beschermd.
• Aanzienlijk verbeterde databasebeheersbaarheid door het naar één versie brengen van 26 Oracle databases van verschillende versies op één Oracle Database Appliance en de voorbereiding voor een geplande upgrade naar Oracle Database 12c.
• De kracht van Oracle Consulting en Oracle Partner Transfer Solutions voor het bereiken van een snelle en probleemloze migratie, met de eerste Oracle Database go-live op de Oracle Database Applicance binnen 6 weken en een migratie van alle resterende databases binnen 9 maanden.

De Oracle Database Appliance was de meest kosten-efficiënte infrastructuur voor onze talrijke databases en past perfect voor onze gemengde workload datawarehouse omgeving. 

Raymond van Koulil, Manager Group Infrastructuur, Infinitas Learning

De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) wordt de gedetailleerde, grootschalige digitale kaart van heel Nederland. Alle fysieke objecten zoals gebouwen, wegen, water en groen zijn hier eenduidig op vastgelegd. Het Samenwerkingsverband van Bronhouders Basisregistratie Grootschalige Topografie (SVB-BGT) is verantwoordelijk voor het samenvoegen van topografische gegevens van verschillende bronhouders – denk aan provincies, gemeenten, waterschappen en defensie – tot een consistent geheel.

Uitdaging
SVB-BGT schreef een aanbesteding uit voor het ontwikkelen en beheren van het tot BRAVO omgedoopte systeem. De uitdaging: het samenvoegen van een grote hoeveelheid topografische data – van wisselende kwaliteit en uit verschillende bronnen. En dat op een manier die de hoeveelheid handwerk minimaliseert. Belangrijk daarbij is ook dat de samenvoeging van gelijke kaartdata automatisch en op een correcte wijze gebeurt. Daarnaast is kwaliteitsborging en communicatie met de bronhouders zeer belangrijk.

Oplossing
Transfer Solutions ontwikkelt en beheert het BRAVO-systeem. Op basis van Oracle Spatial is een ruimtelijke database gebouwd. Oracle Apex dient als fundering voor een gebruikersportaal, dat bronhouders gebruiken om data aan te leveren. Deze oplossingen vormen samen fase één van BRAVO. Fase twee omvat het geautomatiseerd ophalen van topografische gegevens bij de bronhouders en deze geassembleerd doorleveren aan het Kadaster. Transfer Solutions bouwde de webservices met behulp van Java en communiceert via Digikoppeling. Ook het terugmelden naar bronhouders is mogelijk. Transfer Solutions beheert, onderhoudt en host het volledige BRAVO-systeem zelf, zeven dagen per week en 24 uur per dag.

Resultaat
Nederland beschikt over de meest gedetailleerde, actuele en grootschalige digitale kaart die het ooit had. Dankzij Transfer Solutions – gekozen vanwege de goede prijs-kwaliteitverhouding – is de hoeveelheid handmatig werk bij het koppelen van topografische data tot een minimum beperkt. Bovendien zijn alle kaarten nu op een eenduidige manier opgemaakt. BGT-gebruikers werken straks met betrouwbare en actuele kaarten, mede mogelijk gemaakt door een stabiel, efficiënt en betrouwbaar BRAVO-systeem. Precies datgene wat de wet voorschrijft. Transfer Solutions is voor SVB-BGT een meedenkende kennis- en ontwikkelpartner – van het eerste moment tot nu.